第三课：采购管理

您可根据订单自动创建采购单，也可手动创建自定义采购单。ERP可按供应商批量导出采购单，发给供应商报价。供应商送货到仓库，仓库按采购单入库，财务按采购单结算。

先款后货、先货后款，系统均可支持到。

财务与供应商结算时，ERP中能清楚地看到未结算的货款。也能看到该供应商历史送货记录。

 采购工作流程

术语解释

库存：指库房里实际数量

锁定：被客户买下，但没发货的数量

采购中：已填写了采购单，正在采购途中，还没入库的产品

可用库存：库房里的实际库存中，有一部份是被客户锁定的。所以可用库存=库存-锁定。

缺口：按待发货订单与可用库存算出差额。

库存锁定原则

先下单先锁定。订单创建后一旦被确认，就会锁定库存。

如果订单中部份产品缺货，则整个订单都不锁库存。等到订单产品全部到货后才锁。因为即使锁了库存也无法发货，还不如不锁，留给其它客户。

速卖ERP支持采购先款后货：预付部份订金给供应商，供应商再供货。采购单有两类状态：采购状态（包括审核中、作废、审核未通过、采购中、部份到货、全部到货）和结算状态（包括未结算、部份结算、全部结算）

先款采购，应由采购员创建采购单，在审核通过后通知财务人员付款，财务将该采购单的状态改为部份结算。

订单挂起

如果客户下单后，暂时不需要发货，怎么办？例如客户可能还要买别的东西一起发货。

使用“挂起”功能，将释放该订单所锁定的库存，并阻止库房发货。

解除挂起后，该订单又会进入正常的采购发货流程。

审核

采购单需要由申请人提采购申请，由审核人审核，由采购人采购。审核人必须有“采购单审核”权限。

如果贵公司的采购流程不需要审核，您直接将“采购单审核”权限赋给采购申请人即可。

关联订单

从公司管理的角度讲，每次采都应清楚地记录采购目的。如果是一般的订单采购，则需要填写关联订单。如果是采购样品、备货等无关与订单关联的情况，请在备注中填清楚采购目的，以方便管理。

期望到货日期

如果采购单到达期望到货日期仓库都未入库，系统便认为该采购单采购超时，会自动生成采购超时警报，发送给相关人。

供应商管理

您可以使用“新增供应商”功能创建新供应商。在“供应商列表”中管理、维护供应商信息。

供应商每次供货信息都将记录在系统中，您可以在“历史采购查询”功能中，查看该供应商供过哪些货。

供应商报价

每个供应商都可以对每个产品报价。按批发数量不同，报价也可以不一样。

您可以一次选择多个产品进行批量报价。当一款产品有红、白、黑等多个颜色，每个颜色的价格又相同时，该功能相当有用。

业务员看到的价格是实际报价浮动后的价格。您可以在系统设置中修改默认浮动率。

供应商信息权限

只有采购部的同事能看到供应商全称、联系电话等信息。

只有采购部的同事可以新建供应商。

只有采购部的同事能看到产品的实际报价。

业务部或其它同事只能看到业务员参考价（一般是实际报价上浮3个点，可以系统设置中配置）。